Convention relative à l'organisation et au fonctionnement de la plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale

PRÉFECTURE DE LA RÉGION HAUTE-NORMANDIE

AGENCE RÉGIONALE DE SANTÉ DE HAUTE-NORMANDIE

CONSEIL RÉGIONAL DE HAUTE-NORMANDIE

CONVENTION RELATIVE À L'ORGANISATION ET AU FONCTIONNEMENT

DE LA PLATEFORME D’OBSERVATION SANITAIRE ET SOCIALE

DE HAUTE-NORMANDIE


Entre les soussignés :

Monsieur le Préfet de la région de Haute-Normandie

Monsieur le Directeur général de l'agence régionale de santé de Haute-Normandie

Monsieur le Président du conseil régional de Haute-Normandie

Monsieur le Président du conseil général de l'Eure

Monsieur le Président du conseil général de la Seine-Maritime

Madame le Recteur de l'académie de Rouen

Monsieur le Directeur régional de l'Institut national de la statistique et des études économiques de Haute-Normandie

Madame la Directrice régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale de Haute-Normandie

Monsieur le Directeur régional de l’environnement, de l’aménagement et du logement de Haute-Normandie

Monsieur le Directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Haute-Normandie

Monsieur le Directeur Interrégional de la protection judiciaire de la jeunesse Grand Nord

Monsieur le Directeur Interrégional des services pénitentiaires de Lille

Monsieur le Directeur du centre du service national de Rouen

Madame la Directrice de la caisse d'allocations familiales de l'Eure

Monsieur le Directeur de la caisse d'allocations familiales de Seine-Maritime

Monsieur le Directeur de la caisse de mutualité sociale agricole de Haute-Normandie

Monsieur le Directeur de la caisse d’assurance maladie de Rouen-Elbeuf -Dieppe

Madame la Directrice de la caisse d’assurance maladie du Havre

Monsieur le Directeur de la caisse d’assurance maladie de l’Eure

Monsieur le Directeur du RSI Haute-Normandie

Monsieur le Directeur de la caisse d’assurance retraite et de santé au travail de Normandie

Madame la Présidente de la Fédération hospitalière de France de Haute-Normandie

Monsieur le Président de la Fédération de l’hospitalisation privée de Haute-Normandie

Madame la Directrice de la maison départementale des personnes handicapées de Seine-Maritime

Madame la Directrice de la maison départementale des personnes handicapées de l’Eure

Monsieur le Président de l'union régionale interfédérale des œuvres et organismes privés à but non lucratif sanitaires et sociaux de Haute-Normandie

Monsieur le Président du Creai de Normandie

Monsieur le Président de l’association Emma

Monsieur le Président de l’association Decad.e

Monsieur le Président du Crefor

Madame la Présidente de l'observatoire régional de la santé et du social

Membres associés :

Monsieur le Directeur régional de la Banque de France

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Face aux besoins ressentis par les différents acteurs régionaux sur la nécessité d'améliorer leur connaissance des problèmes sociaux, particulièrement en matière de pauvreté et d'exclusion, des plateformes régionales de l'observation sociale ont été mises en place sous l'impulsion des préfets et des directions régionales des affaires sanitaires et sociales dans le cadre de la circulaire DAS-DREES du 22 septembre 1999.

Suite à la réalisation d'un premier bilan de fonctionnement, la circulaire DREES/DGAS/MAREL du 11 juillet 2006 est venue renforcer et préciser la première circulaire en préconisant des orientations renouvelées en matière d'observation sociale, mais aussi sanitaire et notamment le développement de plateformes dans l'ensemble des régions, ainsi que la consolidation et la relance de celles qui existaient déjà.

L'accroissement des phénomènes de pauvreté et d'exclusion et les enjeux spécifiques liés à la jeunesse ont conduit les différents gouvernements à engager depuis de nombreuses années une politique de lutte contre les exclusions que traduit notamment la loi de programmation de cohésion sociale (2005), le plan pluriannuel contre la pauvreté et pour l’inclusion sociale (2013), la stratégie nationale de santé (2013-14), ou encore la mise en place d’une nouvelle politique priorité jeunesse (2013).

La stratégie nationale de santé (2013) met en exergue la lutte contre les inégalités sociales de santé et en fait un objectif phare des politiques de santé et du social. Entre autres choses, cela suppose la création d’espaces de coordination des politiques publiques, d’échanges et de mutualisation des données sur les diagnostics territoriaux et les priorités à dégager. La Plateforme d’observation sanitaire et sociale doit être l’un de ces espaces, dans les limites de son champ de compétence.

Les principaux objectifs de l’observation sanitaire et sociale qui en découlent sont :

- l’amélioration au niveau régional et infrarégional de la connaissance de champs de la santé et de la cohésion sociale, de la jeunesse et des sports et de leur interaction ;

- la valorisation et le partage de l’information entre l’ensemble des acteurs intéressés ;

- la constitution d’une aide à la décision favorisant un pilotage coordonné des politiques publiques et de leur évaluation.

La création des plateformes de l'observation sanitaire et sociale repose sur le partage de données et d'études entre les partenaires locaux qui interviennent dans les champs sanitaire, social et médico-social, qu'ils soient services de l'État ou établissements publics de l’État, des collectivités territoriales, des organismes de protection sociale ou acteurs du secteur associatif.

Forts de ce constat, les signataires du présent document déclarent souscrire aux objectifs de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale de Haute-Normandie et à sa convention d'organisation et de fonctionnement.

Cadre législatif et réglementaire dans lequel se décline la convention

• Loi n° 98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte contre les exclusions.

• Loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale.

• Loi n° 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires.

• Décret n° 2009 -1540 du 10 décembre 2009 relatif à l'organisation et aux missions des directions régionales de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale.

• Circulaire DAS/DREES/99/540 du 22 septembre 1999 relative à la mise en place d'une structure régionale de coordination de l'observation sociale.

• Circulaire DREES/DGAS/MAREL n° 2006-317 du 11 juillet 2006 relative à l'organisation régionale de l'observation sociale.

• Circulaire SG/2011/08 du 11 janvier 2011 relative à l'organisation des relations entre les ARS et les services déconcentrés de la cohésion sociale, de la jeunesse et des sports.

• Protocole de partenariat entre l'ARS Haute-Normandie, la DRJSCS de Haute-Normandie et les DDCS de l'Eure et de Seine-Maritime.

• Plan pluriannuel contre la pauvreté et pour l’inclusion sociale adopté le 21 janvier 2013 lors du comité interministériel de lutte contre les exclusions

• Plan territorial de la jeunesse de la Haute-Normandie (juin 2013), déclinaison territoriale du comité interministériel de la jeunesse du 21 février 2013

• Plan régional Sport, Santé, Bien-être (2013 – 2017)

Définition des termes et abréviations

Les termes ci-dessous définis auront la signification suivante :

• ARS : agence régionale de santé ;

• convention : la présente convention ;

• parties prenantes ou partenaires : les structures signataires de la présente convention ;

• tiers : toute personne autre que les parties prenantes ou partenaires ;

• Sgar : Secrétariat général pour les affaires régionales ;

• DRJSCS : Direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale ;

• OR2S : Observatoire régional de la santé et du social de Picardie – Haute-Normandie.

Article 1 : Objet de la convention

La présente convention a pour objet de définir les principes généraux de collaboration entre les parties prenantes de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale de Haute-Normandie. Elle en précise notamment les objectifs, les droits et devoirs, l'organisation, les modalités de fonctionnement et les conditions de mise à disposition et d'utilisation des données.

Article 2 : Objectifs de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale

La Plateforme se donne pour objectifs :

• La mise en œuvre d’une coopération régionale, pleine et entière, en matière d’information couvrant le champ de la santé, du médico-social, de la cohésion sociale et de la jeunesse et des sports. Elle s’appuie notamment sur une information opérationnelle produite par et pour les acteurs, proche de leurs préoccupations et utile à leurs actions ;

• le recensement, la valorisation et la diffusion des données statistiques, des enquêtes, des études et des diagnostics menés sur les champs observés en Haute-Normandie ;

• l'analyse des besoins en matière de données sanitaires, sociales et médico-sociales ;

• la mise en œuvre d'une méthodologie assurant la cohérence des informations élaborées et leur fiabilité ;

• la création d'un lieu de veille qui permettra d'améliorer la connaissance de l'évolution des populations de la région à l'aide d'études thématiques et qui évitera toute autre construction informationnelle redondante qui obligerait les parties prenantes à réinvestir des champs existants.

Article 3 : Partenaires de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale

La démarche d'observation sanitaire et sociale associe, en Haute-Normandie, les services de l'État, l’agence régionale de santé, les collectivités territoriales, les organismes de protection sociale, les établissements publics administratifs ainsi que les associations et observatoires et, d’une manière générale, tout autre acteur intervenant dans le champ de compétence de la Plateforme. Les partenaires associés à la date du 1er juin 2014 sont signataires de la présente convention et sont énumérés en pages 2 et 3.

Article 4 : Éthique

La Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale est un dispositif ouvert et partenarial. L'information rassemblée est mise à la disposition de l'ensemble des parties prenantes à l'aide des outils mis en place, notamment une base de données accessible via internet et des publications. Ces outils seront validés par le comité de pilotage de la Plateforme.

Article 5 : Organisation de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale

Le comité de pilotage

Il est créé un comité de pilotage régional de la Plateforme, composé des chefs des services déconcentrés de l'État ou de leur représentant, du directeur général de l’ARS ou de son représentant, des directeurs des établissements publics administratifs ou de leurs représentants, des présidents des collectivités territoriales ou de leur représentant, des directeurs d'organismes de protection sociale ou de leur représentant, des directeurs d'agences ou de leur représentant, des présidents d'associations ou de leur représentant et, d’une manière générale, des représentants des instances adhérentes de la Plateforme.

Le préfet de région, le directeur général de l’agence régionale de santé de Haute-Normandie et le président du conseil régional de Haute-Normandie sont les maîtres d'ouvrage de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale de Haute-Normandie. À ce titre, ils co-président le comité de pilotage. L’OR2S tient le secrétariat du comité de pilotage de la Plateforme à chacune de ses réunions.

Le comité de pilotage est l'instance décisionnelle du dispositif. Il définit les orientations stratégiques et détermine le programme concerté des travaux de la Plateforme. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

Le comité de pilotage se réunit au moins une fois par an à l’initiative des trois co-présidents.

Le comité de pilotage assure le suivi de la convention et autorise l'adhésion de nouveaux partenaires éventuels, selon les conditions de l’article 6.

En tant qu’animateur de la Plateforme, l’OR2S en est membre de droit.

Le comité de suivi

Le comité de suivi est composé d’une quinzaine de personnes, techniciens issus des organismes parties prenantes (la composition du premier comité de suivi est annexée à la présente convention). Il a notamment dans ses attributions la fonction de comité de rédaction de la lettre électronique d’information de la Plateforme. Il peut se saisir de toute autre fonction et créer d’autres instances spécialisées en son sein ou recourir à des experts des domaines concernés pour mener à bien son action.

Le comité de suivi est animé par l’OR2S et se réunit environ une fois par trimestre. L’OR2S tient le secrétariat du comité de suivi de la Plateforme à chacune de ses réunions.

Le comité de suivi est l’instance technique du dispositif. Il est chargé de la mise en œuvre opérationnelle du programme de travail arrêté par le comité de pilotage. Chaque année, il expose le bilan des actions réalisées et propose au comité de pilotage des thèmes d’observation, d’analyses et d’études, la construction d’indicateurs pertinents. Il s’assure de l’exécution et du suivi des travaux arrêtés par le comité de pilotage.

Il règle les litiges pouvant exister entre les différents partenaires sur l’utilisation ou la propriété des données.

À la date de signature de la présente convention, la maîtrise d’œuvre de la Plateforme d’observation sanitaire et sociale régionale est confiée à l’OR2S. Celui-ci désignera en son sein les personnes en charge du suivi de la Plateforme d’observation sanitaire et sociale et en communiquera les coordonnées à l’ensemble des parties prenantes et partenaires. La maîtrise d’œuvre assurera le portage tant institutionnel de la Plateforme que technique permettant le recueil des données, leur analyse et la mise à disposition des résultats aux parties prenantes, partenaires et utilisateurs.

Article 6 : Adhésion

Tout organisme, public ou privé, actif et reconnu dans les domaines sanitaire, social ou médico-social peut demander son adhésion à la Plateforme. L'adhésion est soumise à l'approbation du comité de pilotage, à l'engagement du nouveau partenaire de respecter les objectifs de la convention de fonctionnement de la Plateforme à l'acceptation des engagements énoncés dans la convention et à la signature de la convention.

Pour les organismes qui souhaiteraient collaborer aux travaux de la Plateforme mais qui, pour des raisons notamment administratives ou éthiques ne pourraient être signataires de la convention, pourront après avis du comité de pilotage, recevoir la qualité de membres associés de la Plateforme, avec voix consultative lors des réunions du Copil.

Article 7 : Champs à investir

Les champs d’investigation de la Plateforme concernent l’ensemble de la population de Haute-Normandie avec une attention particulière pour les populations les plus défavorisées. Sans être exhaustifs, les thèmes suivants seront abordés :

• données de cadrage démographique ;

• aide sociale à l’enfance ;

• discriminations

• égalité Hommes/Femmes ;

• emploi et la formation ;

• hébergement et réinsertion sociale ;

• jeunesse et vie associative ;

• logement ;

• minima sociaux ;

• offre médico-sociale

• offre de prévention, promotion de la santé ;

• offre de soins ;

• personnes âgées ;

• personnes en situation de handicap (enfants / adultes) ;

• parcours scolaires et l’insertion professionnelle ;

• ressources ;

• santé ;

• …

Ce travail se fera en étroite collaboration et complémentarité avec les observatoires thématiques existants (Observatoire régional du handicap, pôle ressource recherche de l’intervention sociale (P2RIS)…) afin d’éviter toute redondance ou perte d’information.

Article 8 : Format et niveau de mise à disposition des données

Les données seront transmises par les signataires de la présente convention, et dans la mesure du possible, au niveau communal, accompagnées de l'identifiant communal de l'Insee (code commune à cinq chiffres). Les données seront transmises à l’observatoire régional de la santé et du social par une interface web sécurisée ou au format Excel ou équivalent par messagerie électronique. Lorsque cela est possible, les données seront directement téléchargeables par le maître d’œuvre, à l’exemple des Open data et SAS76 pilotées par le conseil général de Seine-Maritime.

Une convention particulière sera signée entre chaque partenaire fournisseur de données et l’observatoire régional de la santé et du social afin d’encadrer le recueil des données, leur analyse et leur mise à disposition.

Article 9 : Accès des partenaires à la base de données

L'accès des partenaires à la base de données disponible sur internet est soumis à l'obtention d'un login (nom d'utilisateur) et d'un mot de passe attribués par le maître d'œuvre de la Plateforme. Seules, les parties prenantes signataires de la présente convention en disposeront. Un accès moins restrictif pourra êtreouvert pour le grand public, sans toutefois accès aux données brutes fournies par les partenaires de la Plateforme.

Article 10 : Clause d'exclusivité

La convention n'induit aucune exclusivité entre les parties, chaque partenaire de la Plateforme reste libre d'établir des partenariats avec d'autres organismes tiers.

Article 11 : Propriété intellectuelle

Chaque partie reste propriétaire du contenu de ses documents, de ses bases de données et des données qu'elles contiennent dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. La mise à disposition de données confère aux parties un droit d'usage. Les conventions particulières entre les parties prenantes et l’OR2S ne prévoient pas de cession de droit de propriété, total ou partiel, des données mais définissent des concessions de droit d'usage selon les conditions prévues à l'article 12, ci-après.

Article 12 : Conditions et droits d'utilisation des données

Au titre de la convention, chaque partie est autorisée à utiliser les données, pour son usage interne, afin de satisfaire ses besoins propres dans le cadre de ses activités professionnelles.

La publication par l'une des parties, de données, documents, analyses ou synthèses, totales ou partielles, appartenant à un partenaire devra porter obligatoirement l'indication du service source sur les documents produits ainsi que celle de la Plateforme d’observation sanitaire et sociale régionale.

Les parties s'engagent à préserver, s'il y a lieu, le caractère confidentiel des données et à prendre toute mesure utile pour assurer la protection et la conservation des dites données dans de bonnes conditions de sécurité. Les parties peuvent mettre les données à disposition d'un tiers (exemple : prestataire de service, bureau d'études) dans le respect des usages autorisés.

Article 13 : Conditions financières

Le principe de base de la convention est la mise à disposition gratuite de toutes les données, études et analyses mutualisables au sein de la Plateforme d’observation sanitaire et sociale.

Article 14 : Durée de la convention

La convention est conclue pour une durée de trois ans et prendra effet à partir de sa date définitive de signature. Six mois avant la fin de son échéance, les parties examineront les conditions de son renouvellement.

Article 15 : Engagements et garanties des parties prenantes et partenaires de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale

Chacune des parties s'engage, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, à partager librement les informations détenues, utiles à la mise en œuvre du programme de travail de la Plateforme

Chacune des parties s'engage à porter à la connaissance de ses partenaires l'information sur les études produites dans le champ d'intervention de la Plateforme et à partager ses données disponibles et pérennes susceptibles d'être diffusées.

Chacune des parties s'engage à élaborer et à conduire en commun un programme d'étude annuel et à participer à l'animation et aux travaux de la Plateforme.

Chaque partie garantit notamment aux autres parties qu'elle détient l'intégralité des droits nécessaires à l'exploitation des données transmises dans le cadre de la convention.

Le financement de la Plateforme d'observation sanitaire et sociale régionale est assuré par les crédits de l’agence régionale de santé, de la DRJSCS de Haute-Normandie sur le budget opérationnel de programme (Bop 124 « Conduite et soutien des politiques sanitaires et sociales »), et du conseil régional de Haute-Normandie. Il peut être complété par les contributions des membres ou des partenaires de la Plateforme.

Article 16 : Responsabilité des parties

Chaque partie prenante est responsable de la qualité des données et des documents qu'elle fournit.

Article 17 : Résiliation de la convention

Chacune des parties prenantes pourra, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception, faire part au secrétariat du comité de pilotage de sa volonté de résilier la convention. La résiliation définitive prendra effet un mois après sa notification aux autres parties.

En cas de modification substantielle des statuts de l'une ou l'autre des parties, la poursuite du partenariat sera examinée par le comité de pilotage de la Plateforme.

En cas de manquement grave ou répété de l’une des parties prenantes à ses obligations contractuelles, le comité de pilotage pourra mettre la partie défaillante en demeure de satisfaire à ses obligations.

En cas de faits ou événements constituant des cas de force majeure, les obligations qui résultent de la convention seront suspendues pendant toute la durée de ces faits ou événements. Le terme de force majeure désigne ici tout événement irrésistible, extérieur et imprévisible, rendant impossible l'exécution de tout ou partie des obligations contractuelles de l'une ou l'autre des parties.

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